八個小時工作制正在扼殺你的工作效率

領導力內部網絡是一個在線社區，最有思想、最具影響力的商界人士將在此回答關于職業與領導力的問題。今天我們的問題是：對于如何在工作中保持效率？以下為Turnstone公司總經理布萊恩•夏普蘭的回答。

電子郵件通知，響個不停的電話鈴，同事津津有味吃午餐的聲音……在你讀完這篇文章的過程中——當然，如果你能夠堅持讀完的話——至少有其中一件事會干擾你的思考；威脅你的工作進度、質量和效率。

作家戴維•羅克在《別把腦袋放冰箱》（Your Brain at Work）一書中提到，辦公室員工平均每三分鐘便會被打斷一次，而要從被打斷的狀態中恢復過來，需要付出很高的代價。事實上，一項任務被打斷后，我們平均需要23分鐘才能完全恢復到正常工作狀態。此外，神經科學的研究結果，也確認了我們已知的一個事實：人類大腦無法連續八個小時保持精神高度集中。大腦也會疲勞！為了使我們能夠對周圍的環境保持警醒并做出響應，我們的大腦也要有活動與休整的周期。事實證明，要通過掌握這種周期來提高工作效率，可沒有那么容易。

根據腦科學研究的事實，面對信息的狂轟濫炸和進行多任務處理的誘惑，我們該如何實現平衡？我們如何最大程度地提高工作效率？

精神病學專家，作家愛德華•M•哈洛韋爾的研究顯示：“從古至今，人類的大腦從未像今天這樣，需要跟蹤如此多的數據點。”所以，馬上回復短信或電子郵件，會增加壓力和挫敗感，進而影響工作效率。因此，我們應該每天安排出特定的時間，用于查看電子郵件。此外，想辦法展示關鍵信息，以便于查詢。將數據張貼在附近的白板或磁性防窺片上，意味著你不需要在一大堆文件當中翻找，因為這項不必要的工作所需要的時間，會超出你的想象。

事實上，你可以重新訓練大腦的專注能力。正念可以幫助你的思想適應當時當地的環境。事實證明，這種練習可以解決琳達•斯通在20年前所提出的“持續性部分注意力”問題。例如，在我們的辦公室，音樂可以激發團隊的活力，創造出一種輕松的氛圍，但許多人也需要短暫的休息。因此，我們提供了一些空間，讓我們的大腦可以“暫時離開一下”，以便之后更有效地工作。在負責需要高度專注的任務時，我們的員工通常會尋找安靜的角落，或者與辦公區域隔開的休息室。這些選擇既適合單獨工作，也可以向團隊其他人發出信號，委婉地表明“請勿打擾”。

運動科學及其對大腦的效果是有據可查的，但Turnstone的調查發現，僅22%的創業者表示，他們的員工感覺公司支持他們在工作時間追求健康的工作方式。設計需要移動的辦公室布置，并為團隊規范積極的行為，是一個重要的起點。

印第安納大學的研究發現，我們在使用紙筆的時候，神經活動會迅速增加。所以，我們應該將數字筆記放在一邊，撿起上學時用筆來記筆記的習慣。比如，我們可以將關鍵績效指標和營銷信息展示出來，以保持信息透明，傳達工作進度，或根據之前的想法進行頭腦風暴等。這樣做可以形象地展示我們已經取得的成就，以及我們未來希望實現的目標。

不論你使用哪一款云文件存儲工具，你都應該熟練使用它，并充分利用它所帶來的便利。進行實時溝通和更新項目文件夾時，我們的團隊主要依靠云存儲工具，因為它可以避免相同文件、數據表或幻燈片的反復移動。使用云技術節省的時間，相當于你撰寫許多電子郵件的時間。

如果你試圖模仿他人或者做自己不擅長的事情，你便很難保持專注。正因如此，許多辦公室才會重視初創公司文化的真實性，90%的受訪者認為，辦公室文化對于員工的效率、創造力和工作滿意度至關重要。在我們公司，這意味著懸掛家人朋友的照片，在每周的站立會議上分享個人和職業上的成功，并承認我們都有迥然不同的工作方式。